10 малоизвестных возможностей Microsoft Office

Иногда малозначительные вещи создают большее впечатление о продукте, чем его основные функции.

Microsoft Office на первый взгляд представляет из себя достаточно лёгкий и изящный инструмент для редактирования, но стоит начать им пользоваться и становится понятно, что всё не так просто как кажется на первый взгляд. Даже профи не всегда знают о всех скрытых возможностях Microsoft Office, без которых нельзя использовать редактор по полной.

Эта статья посвящена целиком некоторым малоизвестным фишкам редактора Microsoft Office. Поговорим об их важности, преимуществах и удобстве использования. Постараюсь объяснить почему Microsoft решила спрятать такие полезные возможности.

А пока мы не перешли к тем самым малоизвестных фишкам, советуем сразу открыть ещё несколько статей на ту же тему:

👉 Как объединить несколько документов Word в один?

👉 Как сделать все строчные буквы в Ворде заглавными (и наоборот)?

👉 Как объединить несколько файлов Word в один?

👉 Как сжать PDF файл: 4 бесплатных инструмента

Что Вы хотите сделать (оно — поле поиска)?

Применимо для: Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Access

Не так уж мало пользователей, которые знают о поле в самом верху ленты «Что Вы хотите сделать»? Это одно из самых главных улучшений в Microsoft Office.

Текстовое поле на ленте — это не просто поиск по Справке, а самый быстрый способ добраться до всей функциональности офиса; тех возможностей, которые скрыты где-то на вкладках. Введите слово или фразу, которые относятся к тому, что Вы хотите сделать, и Office откроет выпадающее меню с вариантами.

Выберите наиболее подходящую функцию, которую Вы считаете верной, и далее Office сразу же откроет диалоговое окно этой функции. И не нужно ничего искать по вкладкам ленты, особенно если Вы позабыли где находится та или иная функция. Не правда ли, очень удобная фича!

К примеру, написав в поле Параметры можно сразу же открыть Параметры уравнений, до которых можно добраться более длинным.

Автоматическое обновление даты и времени

Применимо для: Word и PowerPoint 

Добавление текущей даты к документу легко осуществить, выбрав на ленте вкладку Вставка и далее пункт Дата и время. Но когда Вы повторно редактируете документ и Вам снова нужна текущая дата, то придётся сначала удалить устаревшую дату, за тем добавить новую. Office теперь позволяет автоматически обновить дату на текущую.

В диалоговом окне выберите формат даты, который хотите использовать. Включить флажок Обновлять автоматически. И теперь открыв документ, к примеру, завтра, можно убедиться, что дата сама обновится до текущей.

Экспресс-блоки в Ворде

Применимо для: Word и Outlook 

Экспресс-блоки — неплохое новшество в Word. Эта фишка немного похожа на шаблоны текстов, которые можно вставлять сколько угодно раз в текст. Они могут содержать что угодно и представляют из себя одно или несколько слов, один или несколько абзацев текста, таблицы, списки, страницу с обложкой, водяные знаки, содержание и так далее.

Считайте, что это такие строительные блоки, которые, как и любой многоразовой шаблон, могут быть использованы для экономии времени, особенно в тех областях, где необходимы частые повторы текста.

В Word и Outlook чтобы воспользоваться Экспресс-блоками, перейдите на вкладку Вставить > Экспресс-блоки.

Выпадающий список включает в себя три различных типа блоков: Автотекст, Свойство документа и Поле. Автотекст может быть полезным без настройки, поскольку позволяет использовать любое содержание снова и снова, работая как ярлык. Например, я использую «Microsoft Office», как Автотекст, чтобы не вводить его повторно в документе.

Чтобы сохранить что-либо в Экспресс-блоках, делаем 4 шага:

1. Выделите содержимое.
2. Затем перейдите на вкладку Вставка > Экспресс-блоки,
3. Нажмите кнопку Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию экспресс-блоков.
4. Задайте имя и добавьте описание, если хотите. Нажмите кнопку ОК.

Для повторного использования этого кусок контента, поместите курсор в нужное место в документе, выберите Вставка > Экспресс-блоки, а затем выберите сохраненный ранее элемент.

Использование Организатора стандартных блоков позволит применить галерею стандартных блоков, доступных в Office. Вы всегда можете изменить их свойства, удалять или вставлять новые значения блоков.

Страница поддержки Microsoft Office расскажет вкратце по каждому пункту Экспресс-блоков и объяснит их основные отличия.

Как сделать подложку в Ворде

Применимо для: Word

Подложка может быть использована для создания бренда или в качестве меры безопасности. Вы также можете использовать собственный текст или изображение, чтобы подчеркнуть статус документа.

Перейдите на вкладку ленты Дизайн > Подложка и используйте любой из четырех водяных знаков по умолчанию или создайте свой собственный.

Чтобы создать собственную подложку (водяной знак) в Ворде:

1. Выберите пункт Настраиваемая подложка…
2. Выберите из списка текст или введите свой собственный.
3. Настройте водяной знак, установите шрифт, расположение, размер, цвет, ориентацию и прозрачность.
4. Если нужно создать подложку с рисунком, выберите параметр Рисунок и нажав кнопку Выбрать задайте изображение подложки. Оно автоматически осветляется так, чтобы не перекрывать текст документа.

Создание подложки для Excel и PowePoint выполняется несколько иначе. Нужно перейти на ленте на вкладку Разметка страницы > Подложка.

Статистика удобочитаемости

Применимо для: Word и Outlook

Лучший способ сделать Ваши документы и сообщения электронной почты более удобным для чтения — посчитать соотношение кол-ва знаков, слов, абзацев.

Для этого Office предлагает использовать статистику удобочитаемости. Она поможет измерить уровень читаемости Ваших документов.

Microsoft Outlook и Microsoft Word используют два способа измерения:

1. Удобочитаемость по Флешу
2. Школьный уровень по Флешу-Кинкейду

Проверка удобочитаемости по Флешу

В этой проверке текст оценивается по 100-балльной шкале. Чем выше значение, тем проще понять документ. Для большинства стандартных файлов следует добиваться значения от 60 до 70 баллов.

Формула расчета показателя удобочитаемости по Флешу:

206.835 – (1.015 x ASL) – (84.6 x ASW)

где

• ASL = средняя длина предложения (число слов, деленное на число предложений)
• ASW = среднее число слогов в слове (число слогов, деленное на число слов)

Школьный тест по Флешу-Кинкейду

Этот текст используется для оценки текстов на экзаменах в школах США. Например, значение 8,0 означает, что этот документ может понять ученик восьмого класса. Для большинства документов следует добиваться уровня от 7,0 до 8,0.

Формула для школьного теста Флеша-Кинкейда:

(0.39 x ASL) + (11.8 x ASW) – 15.59

где

• ASL = средняя длина предложения (число слов, деленное на число предложений)
• ASW = среднее число слогов в слове (число слогов, деленное на число слов)

Включить статистику удобочитаемости можно следующим образом:

В Word:

1. Перейти в ленте Файл > Параметры
2. Нажать кнопку Правописание.
3. Далее включить флажок Показать статистику удобочитаемости.
4. Тут же строкой выше убедитесь что флажок Во время проверки орфографии также проверять грамматику тоже установлен.

В Outlook:

1. Перейдите в меню Файл > Параметры
2. Нажмите кнопку Почта.
3. Далее нажмите на кнопку Орфография и Автозамена.

Теперь после проверки орфографии в документе Вы увидите окно со статистикой удобочитаемости.

Как скрыть автора исправлений в Ворде

Применимо для: Word

Когда над одним документом работает команда специалистов, при этом документ корректируется в режиме рецензирования, постепенно сносок на автора изменений становится настолько много, что начинает рябить в глазах. Запись исправлений в режиме Исправления в Word позволяет скрыть авторов рецензии. Для этого нужно всего лишь нажать на серую вертикальную линию и автор сделанной рецензии будет скрыт. Если нажать ещё раз, Все исправления снова будет показаны: линия снова станет красной и автор будет снова виден.

Кроме того, можно дополнительно выбрать какие именно исправления будут показаны в режиме Все исправления

Как сделать подпись в Ворде

Есть 2 варианта, что люди подразумевают обычно под подписью.

1. Какой-то стандартный текст вроде «Иван Иванович Иванов. Генеральный директор «Рога и Копыта».

2. Как вставить в уже существующий файл буквально рукописную подпись. Чтобы выглядело, будто мы собственноручно подписали документ.

Здесь мы дальше рассмотрим оба варианта.

1. Начнём с более простого варианта: как добавить рукописную подпись в документ Ворд:

   Есть достаточно подробное видео-руководство, как это сделать:

 

2.  Создание подписи (т.е. какого-то типового элемента текста, который нам надо часто вставлять в свои документы)

Строка подписи представляет собой простой шаблон текста для документа, который планируется отправить в цифровом виде или распечатать. Этот шаблон включает в себя личную информацию или любую другую информацию, которую подписавший захочет включить в документ.

Чтобы открыть Подпись для редактирования, в ленте переходим на вкладку Вставка, далее Строка подписи.

Затем настраиваем подпись, заполняя нужные поля: подписывающий, его должность и адрес электронной почты.

После заполнения всех полей цифровая подпись будет вставлена в документ в месте установки курсора мыши. Чтобы её отредактировать нужно нажать правой кнопкой мыши на ней и выбрать в контекстном меню поле Настройка подписи.

Подписывающие могут использовать свои цифровые идентификаторы, чтобы подписывать документы личным сертификатом, который нужно получить в Центре сертификации. Подробнее об этом можно — в справке про цифровые подписи от Microsoft.

Если Вы не желаете использовать инструмент Строка подписи, можете воспользоваться рассмотренными выше экспресс-блоками, настроить свою подпись согласно собственному формату и сохранить его как блок для дальнейшего использования.

Как сделать цифровую подпись в Ворде (и Экселе)

Применимо для: Word, Excel, и PowerPoint

Цифровые подписи, называемые также цифровыми сертификатами, помогают подтверждать Вашу личность и могут использоваться для электронного подписания документов. С их помощью также можно защищать документы, добавляя в них уникальный код, называемый цифровой подписью. Цифровая подпись в документах доказывает получателю, что Вы не являетесь самозванцем и подписанный Вами документ кроме Вас никем не был изменён.

Вы можете добавить свои собственные невидимые цифровые подписи в Word, Excel или PowerPoint для защиты этих документов от ненужного редактирования.

Получить цифровое удостоверение можно самостоятельно. Microsoft имеет партнерские отношения с несколькими Центрами сертификации. Более подробно с цифровым удостоверением документа можно здесь.

Чтобы добавить цифровое удостоверение к документу, перейдите на вкладку Файл > Защита документа и нажмите кнопку Добавить цифровую подпись.

После добавления цифровой подписи документа, появляется кнопка Подпись, и теперь файл доступен только для чтения, чтобы предотвратить какие-либо изменения в нём.

Проверка читаемости

Применимо для: Word, Excel, и PowerPoint

Проверка читаемости поможет Вам создать отлично читаемый контент для людей с ограниченными возможностями. Этот инструмент выступает как некий отчёт о проблемах, которые он находит в документе, а также объясняет, почему каждая проблема может вызывать трудности для людей с инвалидностью.

Например, для изображения отсутствует альтернативный текст, что в случае проблем с изображение сделать его трудным для чтения с экрана и визуального восприятия человека.

Для обычных людей Проверка читаемости может помочь найти лишние пробелы в тексте или пустые строки, или даже посоветует как лучше разместить таблицу в тексте, подскажет об отсутствии заголовков или проблем форматирования.

Чтобы воспользоваться Проверкой читаемости, перейдите в Файл > Поиск проблем > Проверка читаемости.

Результаты Проверки читаемости отображают потенциальные проблемы и советы, как их решить:

PDF — теги структуры документа

Применимо для: Word, Excel, и PowerPoint

Тегирование PDF-документа — не то же самое, что и добавление тегов для лучшей организации PDF-файла.

Это — полезная функция для создания более удобных PDF-файлов из документов Microsoft Office.

Тегирование PDF также имеет важное значение для создания «тянущихся» документов, которые корректно отображаются на любых разрешениях, в том числе и мобильных устройствах. Пометка помогает средствам чтения с экрана, лупам и другим специальным возможностям определить логический порядок чтения и выполнять навигацию по файлу. Она также позволяет правильно масштабировать содержимое при использовании дисплеев с крупным шрифтом или наоборот, мобильных телефонов.

Microsoft объясняет смысл тегирования файлов PDF:

В PDF-файл добавляются данные семантики в виде тегов различных элементов.

Таких как заголовки, абзацы, изображения и таблицы.

После сохранения документа в виде доступного PDF-файла специальные возможности могут интерпретировать теги для точного представления данных.

Microsoft Office автоматически размечает документ, когда он преобразуется в PDF, но вы можете включить эту возможность, если она Вам нужна.

Нажмите Файл > Сохранить как и перейдите к местоположению сохранения файла. Тип файла установите как PDF

Здесь же нажмите на кнопку Параметры. Убедитесь, что флажок Теги структуры документа для улучшения восприятия установлен и нажмите кнопку ОК.

Новые функции помогут каждому из Вас привнести в работу с пакетом Microsoft Office новые инструменты, которые Вы ранее не использовали.

Возможно, у Вас есть свои любимые функции пакета MS Office / Ofice 365, которые не использует большинство. Пожалуйста, напишите об этом в комментариях.